Overeenkomstig artikel 272 §1 van het decreet lokaal bestuur kan de algemeen directeur een provisie ter beschikking stellen aan bepaalde personeelsleden. Het behoort tot de bevoegdheid van de OCMW-raad om de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van de provisie vast te stellen. Deze regeling maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem van het bestuur.
Er werd reeds een reglement goedgekeurd op de raad van 27 september 2011.
Er wordt nu een nieuw reglement voorgelegd dat werd aangepast aan de huidige wetgeving.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.
De raad beslist dat voor de betaling van geringe exploitatie uitgaven van het dagelijks bestuur, die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst, een provisie ter beschikking wordt gesteld aan nominatief aangeduide personeelsleden, verder provisiebeheerders genoemd.
De provisiebeheerders worden nominatief aangeduid door de algemeen directeur mits gunstig advies van de financieel directeur. Bij de aanduiding van de provisiebeheerders bepaalt de algemeen directeur eveneens het bedrag en de termijn van de provisie die beschikbaar wordt gesteld. Het bedrag van de provisie mag maximaal 500 euro zijn. Het bedrag van de provisie wordt gestort op een zichtrekening, beschikbaar gesteld door de financieel directeur, en verder provisierekening genoemd.
De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de hem toegekende provisie. Het is in geen geval toegelaten om negatief te gaan op de provisierekening.
De provisiebeheerder bewaart alle bewijsstukken en schrijft alle gedane uitgaven in een “Staat van uitgaven” met minstens de vermelding van:
Enkel volgende bewijsstukken worden aanvaard:
De aanzuivering gebeurt minstens eenmaal per kwartaal.
Indien de provisiebeheerder na gedane uitgaven zijn provisie wil aanzuiveren, dan wendt hij zich tot zijn diensthoofd, onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Deze persoon controleert of de uitgaven kunnen aanvaard worden op basis van volgende elementen:
De algemeen directeur neemt op basis van het bovenstaande een beslissing van aanvaarding of niet-aanvaarding van (een deel van) de gedane uitgaven. Deze beslissing dient te worden genomen binnen de tien werkdagen.
Bij aanvaarding van de gedane uitgaven, ondertekent de algemeen directeur de staat van uitgaven “voor akkoord tot aanzuivering van de provisie voor het totaalbedrag van de aanvaarde uitgaven”. Het schriftelijk akkoord geldt als opdracht aan de ambtenaar van de financiële dienst om het nodige te doen voor de aanzuivering van de provisie.
Bij niet-aanvaarding van (een deel van) de gedane uitgaven neemt de algemeen directeur een gemotiveerde beslissing, waarvan een kopie wordt bezorgd aan de provisiebeheerder, aan het diensthoofd en aan de financieel directeur.
Het beheer van een provisie door een provisiebeheerder kan worden beëindigd door:
Het beheer van een provisie, verleend voor bepaalde termijn, wordt beëindigd bij het verlopen van de bepaalde termijn.
Indien het beheer van de provisie wordt beëindigd zuivert de provisiebeheerder zijn provisie aan binnen een termijn van tien werkdagen na de datum van de beslissing van beëindiging.